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オンライン会議でもブレイクアウト!

2020-09-14 | ブログ

この頃は、オンラインでの会議が増えていますよね。

日本ファシリテーション協会(FAJ)のミーティングは、日本全国に会員がいるので、Skypeから始まって、Googleハングアウト、zoomまでいろいろと試しつつ行われてきました。

zoomでの会議も、コロナ禍の下で活発に使われるようになりました。

 

zoomの特徴

4月24日の記事では、20日で1憶人のzoom会議参加者が増え、3憶人になったとのことでした。

(https://www.itmedia.co.jp/news/articles/2004/24/news068.html)

FAJの会議や定例会でも現在はほとんどzoomです。

30選】オンライン飲み会&会議に!zoomバーチャル背景まとめ|ライフデザインズ

zoomには「ブレイクアウト セッション」という機能があります。

小グループに分けて時間になったら、参加者をメインのお部屋に勝手にzoomのプログラムが戻してくれるという機能です。

ワークショップするにはピッタリの機能!​

しかも時間厳守ができる(笑)

もちろん、ファシリテーションを学ぶ定例会では、グループワークを主としていますので、大活躍です。

 

リアルでは活用していた「バズ セッション」

リアルに対面で会議をしていた時に使われていた工夫が、zoomを使った支部運営会の会議では、なぜか活用されないということが起こっていました。

もちろん。報告事項であれば、一斉に同じ情報を受け取ったほうが良いので、メインのお部屋に全員がいたようが良いですよね。

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ところが…

みんなで意見を出し合って話し合い、決めていくという事項でもそのままの形態で進んでいました。

リアルなミーティングの時には「バズ セッション(小グループに分かれて話し合う)」を行うなどして、話し合うサイズを変える工夫をしていました。

そうすると、考えが深まったり、アイデアがたくさん出たり、みんなの意見が言えるなどの効果があります。

さらに、時間も短くて済む&参加したほうも納得感・満足感がありました。

 

なぜか、バズ セッション(ブレイクアウト セッション)ができるzoomなのにしていませんでした。

(もったいないです~)

会議が終わったときの徒労感がや時間を考えて言いたいことを言わなかったなぁというモヤモヤ感が残りました。

 

せっかくある機能を使おうよ!

ということで、FAJ支部の運営会で提案してみました。

「少し、ブレイクアウト セッションしてみませんか?」と。

すると、「3人くらいがいいね。」「時間は、この話題であれば10分くらいかな」などポンポンと進め方の提案が出てきました。
「な~んだ、みんな、そう思っていたのね」と一安心。

ZOOM】オンライン会議の定番になったZOOMのすごい機能がこれ!ブレークアウトセッションについて解説 - YouTube

終わった後の感想などを聞くと…

・やっぱり、ブレイクアウト セッションを入れたほうが良い

・時間の短縮になる

・リアルよりも、テーマに集中できた

・会議にメリハリができた

・メリハリがあるので、疲れにくい

などの感想が出ました。

ただし…(注意点は)

・どんなことを話すのか?テーマと話す内容を明確にすることが大切

・2時間の会議であれば、3回くらいブレイクアウト セッションが入ってもいいのでは?

ということが上がりました。

 

この会議は12人ほどの参加者でした。

これくらいなら、1画面に全員が収まっている(しかもコンパクト)ので、表情も見えます。

メインのお部屋で進めていもいいなと思いがちです。

 

しかし、オンライン会議はリアルな会議と比べると、同じアウトプットを出そうと思うと時間がかかるようです。

となると、ダラダラとしがちであったり、疲れやすかったりします。

(こうなると内職をしてしまう人もいますよね)

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飽きずに、疲れにくく、実りのある会議をするためには、オンラインのバズ セッション=ブレイクアウト セッションをところどころで入れると良さそうです。

提案してみて、よかった!これからは、もっと機能を活用しよう!と思いました。

 

そのためには、この議題はどんなアウトプットを求めているのか?

検討すること、アイデアをだすことが必要な議題なのか?

報告だけでよい議題なのか?など、を明確にする必要があります。

やはり、会議には準備が必要であるというのは、変わりませんでした。

 

 

 


 
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