今更ですが…効率的な会議にはファシリテーション！

2021-11-11 | ブログ

今、『フィンランド人は　なぜ午後4時に　仕事が終わるのか』を読んでいます。

（アマゾンより）

PISA（学習到達度調査）で、ずっとトップだったフィンランド（2018年調査では順位を下げたものの…）。
（https://www.nier.go.jp/kokusai/pisa/pdf/2018/03_result.pdf）
教育の分野では、フィンランド・メソッドという表現で知られていますよね。

まちづくりの分野でも、国家戦略として金融資本から知的資本の国へ舵を切り、成功している例として有名です。

もちろん、ムーミンでも！

そんなフィンランドにまつわる新書を書店でみかけ、即購入しました。
（まだ、読み始めではありますが…。サクサクと読み進められます）

内容は（目次）

第1章　フィンランドはなぜ幸福度1位なのか
第2章　フィンランドの効率のいい働き方
第3章　フィンランドの心地いい働き方
第4章　フィンランドの上手な休み方
第5章　フィンランドのシンプルな考え方
第6章　フィンランドの貪欲な学び方

となっています。

まだ、第3章なのですが・・・
第2章を読んで、これはみなさんと共有したい！しなくちゃ！と思った記述がありました。
それが、タイトルにも書きました「効率的な会議にはファシリテーション」でした。

ｐ７２～７４に「良い会議」のための８つのルールという項目があります。

良い会議のための８つのルール

FAJ（日本ファシリテーション協会）に入っていらっしゃるビジネスマンの動機の多くは、「効率的な会議をしたい」「この会議はムダ？」これらを解決するには、「ファシリテーションだ！」とおっしゃっています。

まさに、このご本の内容は、ファシリテーション！そのものです。

では、ご紹介します（なんだか、youtubeっぽいですね）

会議の前に
１．会議の前に本当に必要な会議なのか、開催の是非を検討する。
２．もし必要なら、会議のタイプと、相応しい場所を考える。
３．出席者を絞る。
４．適切な準備をする。細かな準備が必要な時もあれば、そうでない時もある。
　　議長は、参加者に事前に通知し、必要に応じて責任を割り当てる。

会議のはじめに
５．会議のはじめに目標を確認。会議が終わった時にどんな結果が生まれるべきか。
６．会議の終了時間と議題、プロセスの確認。それがアイデア、ディスカッション、意思決定、コミュニケーションのどれであるかを参加者に知らせる。

会議中に
７．会議のンと決定に全員を巻き込む。一部が支配するのではなく、各自の多様性（外交的/内向的）を考慮に入れる。少人数、隣同士との議論を通して意見を表明する機会などを作る。

会議の終わりに
８．結果や、その役割分担をリストアップし明白にする。

さらに
出席者も進行役も時間を厳守すること
議論をしやすい雰囲気をつくること
時には、オフィスの会議室以外で会議してみる
会議に集中するために携帯やタブレットの電源をオフにする
コーヒーだけでなくフルーツなどのおやつが話し合いを活性化させることもある

まさに、ファシリテーションとして学ぶことがここにありました！
さすがフィンランドだ！
フィンランド・メソッドにある話し合いのスキルでした。

実践してこそ！

これらを実践できれば、効率的な会議ができる、ということですね。
言うは易く行うは難しと言います。
スコンと抜けてしまうことがあったり、事前の検討が足りないこともあったりで、一朝一夕にはできないのですが、これができるように心がけること、参加するみなさんにお伝えするだけでも、効果があるような気がします。

コツコツ努力を続けることが大切なのですね。（と思って、日々精進しなくては！です。）

2時間の会議が1時間で終わり、何が決まったのか、次の自分のとるべき行動などが明確にわかれば、有効な会議になり、効率のよい会議と言われるのでしょう。

会議は、どんな分野でも行われます。
参加者のみなさんで、８つのルールを共有してやってみたいですね。

みなさまの会議が「時間内で、終わったときに次の行動をしたくなっている！」ようになりますように。

ソーシャル・アクティもお手伝いさせていただきたいなぁと思いました。
そうだ！フォーマットを作ってみよう！
 

（おやつにも凝ってみたい笑）